Co zrobić po śmierci bliskiej osoby

Wezwij lekarza, żeby stwierdził zgon

Gdy ktoś umiera w domu po chorobie lub ze starości, zgon stwierdza lekarz. W godzinach pracy przychodni dzwonisz do lekarza rodzinnego, wieczorem, w nocy i w weekend do nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej. Lekarz wystawia kartę zgonu, bez której nie zgłosisz zgonu w urzędzie. Koszty oględzin i karty nie obciążają rodziny.

Gdzie

u zmarłego w domu

1. 1Zadzwoń do przychodni, w której osoba była zapisana, albo do nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej.
2. 2Nie przenoś ciała i nie zaczynaj sprzątania, poczekaj na lekarza.
3. 3Odbierz kartę zgonu i sprawdź, czy dane osobowe są bez literówek. Błąd trzeba poprawić od razu, bo później blokuje wszystko.
4. 4Dopiero po stwierdzeniu zgonu dzwoń do zakładu pogrzebowego po odbiór ciała.

Co zabrać: dowód osobisty zmarłego (jeśli jest pod ręką), dokumentacja medyczna, jeśli osoba chorowała

Uwaga: Nie masz obowiązku korzystać z zakładu pogrzebowego, który sam się zgłosi albo zostanie polecony przez pogotowie. Wybór należy do rodziny.

Źródło: Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1590

Zadzwoń pod 112 i nie zmieniaj niczego w otoczeniu

Przy nagłej śmierci, wypadku albo śmierci w miejscu publicznym dzwonisz pod 112. Na miejsce przyjeżdża zespół ratownictwa i policja. Zgon może ustalić i kartę wypełnić kierownik zespołu ratownictwa medycznego, jeśli śmierć nastąpiła w trakcie akcji. O tym, czy będzie sekcja zwłok, decyduje prokurator. W takiej sytuacji ciało trafia najpierw do zakładu medycyny sądowej, a nie do zakładu pogrzebowego.

Gdzie

miejsce zdarzenia

1. 1Zadzwoń pod 112 i opisz sytuację.
2. 2Nie przenoś ciała ani nie porządkuj miejsca, dopóki policja nie zakończy czynności.
3. 3Zapisz, kto prowadzi sprawę: numer telefonu, jednostka policji, numer sprawy w prokuraturze.
4. 4Zapytaj, kiedy i gdzie odbierzesz kartę zgonu. Gdy ciało trafiło do zakładu medycyny sądowej albo prosektorium szpitala, kartę może wydać ta placówka.
5. 5Dopiero po zwolnieniu ciała ustalasz z zakładem pogrzebowym odbiór.

Uwaga: Przy sekcji zwłok termin pogrzebu przesuwa się o kilka dni. To normalne i nie jest niczyją winą. Nie umawiaj ceremonii, dopóki nie masz zgody na wydanie ciała.

Odbierz kartę zgonu i rzeczy osobiste ze szpitala

Gdy śmierć nastąpiła w szpitalu, hospicjum albo domu opieki, kartę zgonu wystawia lekarz placówki. Odbierasz ją zwykle w administracji albo na oddziale, w godzinach pracy sekretariatu. Szpital i inny stacjonarny podmiot leczniczy przechowuje ciało bez opłaty do 72 godziny od śmierci. W domu pomocy społecznej zasady mogą być inne, zapytaj na miejscu.

Gdzie

administracja szpitala, hospicjum lub domu opieki

1. 1Zadzwoń na oddział i zapytaj, gdzie i w jakich godzinach odbierzesz kartę zgonu.
2. 2Sprawdź poprawność danych osobowych na karcie, zanim wyjdziesz z budynku.
3. 3Odbierz rzeczy osobiste, dokumenty i wartościowe przedmioty, podpisując protokół.
4. 4Zapytaj, do kiedy placówka przechowuje ciało bez opłaty i przekaż tę datę zakładowi pogrzebowemu.

Co zabrać: Twój dowód osobisty, dokument potwierdzający pokrewieństwo, jeśli placówka o niego poprosi

Uwaga: Szpital nie może narzucić Ci konkretnego zakładu pogrzebowego ani pobierać opłaty za wskazanie firmy. Wybór jest Twój.

Źródło: Ustawa o działalności leczniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 156

Skontaktuj się z konsulatem i ubezpieczycielem

Gdy ktoś umiera za granicą, pierwszy telefon idzie do konsulatu Rzeczypospolitej Polskiej i do ubezpieczyciela albo firmy assistance. Konsul pomaga w kontakcie z miejscowymi służbami i w załatwieniu dokumentów. Sprowadzenie ciała do Polski wymaga zgody starosty i opinii inspektora sanitarnego, a koszty bez ubezpieczenia są wysokie.

Gdzie

konsulat RP w kraju zdarzenia

1. 1Znajdź konsulat lub ambasadę RP właściwą dla miejsca zdarzenia i zadzwoń, także poza godzinami pracy jest dyżur.
2. 2Sprawdź, czy osoba miała ubezpieczenie turystyczne, kartę z assistance albo ubezpieczenie przez pracodawcę. To decyduje, kto pokryje transport.
3. 3Zbierz zagraniczny akt zgonu i zleć tłumaczenie przysięgłe na polski.
4. 4Wystąp o zgodę na sprowadzenie zwłok lub prochów do Polski, wniosek składa się do starosty właściwego dla miejsca pochówku.
5. 5Po powrocie zarejestruj zagraniczny akt zgonu w polskim urzędzie stanu cywilnego (transkrypcja), bez tego nie załatwisz spraw w Polsce.

Co zabrać: zagraniczny akt zgonu wraz z tłumaczeniem przysięgłym, paszport lub dowód osobisty zmarłego, polisa ubezpieczeniowa, jeśli była

Uwaga: Kremacja za granicą bywa znacznie tańsza niż transport trumny, ale przy pochówku kościelnym warto najpierw ustalić to z parafią.

Źródło: gov.pl, Zgon obywatela RP za granicą

Ustalcie, kto prowadzi formalności

Formalności idą znacznie sprawniej, gdy prowadzi je jedna osoba, a reszta rodziny ją wspiera. Ta osoba zbiera dokumenty, rozmawia z urzędami i zakładem pogrzebowym. Ważne: rachunki za pogrzeb powinny być wystawione na tę samą osobę, która później wystąpi o zasiłek pogrzebowy.

1. 1Umówcie się, kto prowadzi sprawy urzędowe i na kogo będą wystawiane faktury.
2. 2Wypiszcie, kogo trzeba powiadomić o śmierci, i podzielcie te telefony między siebie.
3. 3Załóżcie jedno miejsce na dokumenty, choćby zwykłą teczkę, i wkładajcie tam wszystko.

Uwaga: Nie trzeba robić wszystkiego samodzielnie. Rozdzielenie zadań jest w tej sytuacji formą odpoczynku, nie oznaką słabości.

Wybierz zakład pogrzebowy i poproś o cennik na piśmie

Zakład pogrzebowy zajmuje się odbiorem i przygotowaniem ciała, trumną lub urną, transportem i organizacją ceremonii. Ceny różnią się nawet kilkukrotnie w tym samym mieście. Poproś o wycenę na piśmie z rozbiciem na pozycje i zapytaj wprost, czy firma rozlicza zasiłek pogrzebowy bezgotówkowo.

1. 1Zadzwoń do dwóch albo trzech zakładów i poproś o wycenę tego samego zakresu.
2. 2Zapytaj, co dokładnie zawiera cena: odbiór ciała, przygotowanie, trumna, transport, obsługa ceremonii, kwiaty.
3. 3Zapytaj o rozliczenie bezgotówkowe zasiłku pogrzebowego, wtedy nie musisz płacić z góry całej kwoty.
4. 4Spisz umowę i zachowaj ją razem z fakturą, będzie potrzebna do zasiłku.

Co zabrać: karta zgonu, dowód osobisty zmarłego, Twój dowód osobisty

Uwaga: Wielu zakładów oferuje załatwienie formalności w urzędzie w Twoim imieniu. To wygodne i zgodne z prawem, potrzebne jest pisemne upoważnienie.

Zgłoś zgon w urzędzie stanu cywilnego

Zgon zgłaszasz w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca śmierci, w ciągu 3 dni od sporządzenia karty zgonu. Jeśli przyczyną była choroba zakaźna, masz 24 godziny od zgonu, nie od karty. Urząd sporządza akt zgonu w dniu zgłoszenia i wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony. To dokument, którego będziesz potrzebować wszędzie.

Termin

3 dni od sporządzenia karty zgonu, 24 godziny od zgonu przy chorobie zakaźnej

Gdzie

urząd stanu cywilnego właściwy dla miejsca zgonu, nie dla miejsca zamieszkania

Koszt

bezpłatnie, pierwszy odpis skrócony bez opłaty

1. 1Sprawdź, który urząd stanu cywilnego obsługuje miejscowość, w której nastąpiła śmierć.
2. 2Zabierz kartę zgonu i dowód osobisty zmarłego, urząd go unieważnia.
3. 3Odbierz akt zgonu i od razu zamów kilka dodatkowych odpisów, zwykle potrzeba od czterech do sześciu.
4. 4Sprawdź w akcie pisownię imion, nazwisk i dat, poprawki po fakcie są uciążliwe.

Co zabrać: karta zgonu wystawiona przez lekarza, dowód osobisty lub paszport osoby zmarłej, Twój dowód osobisty, pisemne upoważnienie, jeśli zgłasza to zakład pogrzebowy

Uwaga: Zgon zgłasza osoba uprawniona do pochówku: małżonek, dzieci, rodzice, dalsi krewni i powinowaci. Według gov.pl może to zrobić także jej pełnomocnik, na przykład pracownik zakładu pogrzebowego z upoważnieniem.

Źródło: Prawo o aktach stanu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 393, gov.pl, Zgłoś zgon

Zamów kilka odpisów aktu zgonu na zapas

Pierwszy odpis skrócony aktu zgonu jest bezpłatny. Każdy kolejny kosztuje 22 zł za odpis skrócony i 33 zł za zupełny. Odpisu będą wymagać: ZUS lub KRUS, banki, pracodawca, ubezpieczyciel, dostawcy mediów i sąd w sprawie spadkowej. Szybciej jest zamówić kilka od razu.

Gdzie

dowolny urząd stanu cywilnego, także przez internet

Koszt

22 zł odpis skrócony, 33 zł odpis zupełny, bez opłaty do spraw w ZUS i KRUS

1. 1Policz, ile instytucji będzie wymagać odpisu: ZUS lub KRUS, banki, pracodawca, ubezpieczyciel, dostawcy mediów, sąd.
2. 2Zamów od czterech do sześciu odpisów skróconych. Zupełny potrzebny jest rzadko.
3. 3Rób kopie i oddawaj oryginały tylko tam, gdzie instytucja tego wymaga.

Źródło: gov.pl, Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego, Ustawa o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1154

Ustalcie miejsce pochówku

Sprawdź, czy rodzina ma już grób z opłaconym miejscem. Prawo do grobu ma zwykle osoba, która opłaciła miejsce, i jej najbliżsi. Jeśli grobu nie ma, miejsce kupuje się w administracji cmentarza, zwykle na 20 lat. Kremacja daje więcej czasu na decyzję o miejscu spoczynku.

Gdzie

administracja lub biuro cmentarza, kancelaria parafialna przy cmentarzach wyznaniowych

1. 1Sprawdź w dokumentach rodzinnych, czy jest już grób i czy opłata za miejsce nie wygasła.
2. 2Zadzwoń do administracji cmentarza i zapytaj o dostępne miejsca oraz opłaty.
3. 3Ustal, czy pochówek będzie tradycyjny czy po kremacji, bo to zmienia rodzaj miejsca.
4. 4Zapytaj o zasady dopisania kolejnej osoby do istniejącego grobu, część cmentarzy wymaga zgody wszystkich uprawnionych.

Co zabrać: akt zgonu, dokument potwierdzający prawo do grobu, jeśli grób już istnieje, dowody wcześniejszych opłat cmentarnych

Źródło: Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1590

Umów pogrzeb w kancelarii parafialnej

Pogrzeb kościelny umawia się w kancelarii parafii, w której odbędzie się ceremonia, zwykle parafii miejsca zamieszkania zmarłego lub parafii cmentarnej. Potrzebny jest akt zgonu, a jeśli osoba przyjęła sakrament chorych, także zaświadczenie z parafii lub szpitala. Wysokość ofiary ustalają zwyczaje danej parafii.

Gdzie

kancelaria parafialna

1. 1Zadzwoń do kancelarii i zapytaj o wolne terminy, uzgodnij je z zakładem pogrzebowym i cmentarzem.
2. 2Zapytaj wprost o ofiarę i o to, co obejmuje, żeby nie było niejasności.
3. 3Ustal przebieg: msza, różaniec, wyprowadzenie, kto czyta, jaka muzyka.
4. 4Jeśli zmarły mieszkał w innej parafii, poproś o zgodę na pogrzeb poza parafią zamieszkania.

Co zabrać: akt zgonu, zaświadczenie o udzieleniu sakramentu chorych, jeśli było, zgoda parafii zamieszkania, gdy pogrzeb jest w innej parafii

Zaplanuj ceremonię świecką

Pogrzeb świecki prowadzi mistrz ceremonii, którego zwykle poleca zakład pogrzebowy. Scenariusz ustalacie sami: kto przemawia, jaka muzyka, jakie teksty. Ceremonia może się odbyć w domu pogrzebowym, w sali pożegnań na cmentarzu albo bezpośrednio przy grobie. Nie potrzeba żadnych dodatkowych zgód.

1. 1Zapytaj zakład pogrzebowy o mistrza ceremonii i posłuchaj, jak prowadzi.
2. 2Ustalcie scenariusz: kto zabiera głos, jaka muzyka, ile trwa ceremonia.
3. 3Sprawdźcie, czy cmentarz ma salę pożegnań i czy trzeba ją rezerwować.
4. 4Zbierzcie wspomnienia i zdjęcia, jeśli chcecie, żeby padły w pożegnaniu.

Powiadomcie bliskich

Do najbliższej rodziny lepiej zadzwonić, jeśli macie na to siłę. Dalszym krewnym, znajomym, sąsiadom i współpracownikom wystarczy jedna jasna wiadomość z datą, godziną i miejscem ceremonii. Podzielcie listę między siebie, żeby nikt nie musiał dzwonić dwudziesty raz tego samego dnia.

1. 1Wypiszcie osoby, które powinny wiedzieć: rodzina, przyjaciele, sąsiedzi, praca, wspólnota.
2. 2Ustalcie, kto do kogo dzwoni. Najbliższym mówi się osobiście albo przez telefon.
3. 3Resztę powiadomcie jedną wiadomością z datą, godziną i miejscem.
4. 4Jeśli termin pogrzebu nie jest jeszcze znany, napiszcie o tym wprost i wyślijcie drugą wiadomość później.

Uwaga: Sprawdźcie datę i godzinę dwa razy, zanim wyślecie. Poprawka rozesłana po godzinie robi więcej zamieszania niż sama zmiana.

Przygotuj wiadomość do bliskich

Przygotujcie nekrolog i klepsydrę

Klepsydra to ogłoszenie wywieszane na cmentarzu, w parafii i w miejscu zamieszkania. Nekrolog to ogłoszenie w prasie lub w internecie. Oba zawierają: imię i nazwisko, datę śmierci, datę, godzinę i miejsce ceremonii oraz podpis rodziny. Zakłady pogrzebowe zwykle drukują klepsydry w ramach usługi.

1. 1Ustalcie treść: imię i nazwisko, wiek lub data urodzenia, data śmierci, miejsce i godzina ceremonii, podpis rodziny.
2. 2Zapytaj zakład pogrzebowy o druk klepsydr, zwykle wchodzi w cenę usługi.
3. 3Jeśli chcecie nekrolog w prasie, sprawdźcie terminy przyjmowania ogłoszeń, bywają krótkie.
4. 4Roześlijcie informację najbliższym, zanim trafi do publicznej wiadomości.

Ustal rozliczenie zasiłku pogrzebowego

Zasiłek pogrzebowy po osobie zmarłej od 1 stycznia 2026 roku wynosi 7000 zł. Decyduje data śmierci, a nie data złożenia wniosku. Członek rodziny dostaje pełną kwotę niezależnie od tego, ile kosztował pogrzeb, a osoba spoza rodziny zwrot udokumentowanych kosztów, najwyżej pełną kwotę. Wiele zakładów pogrzebowych rozlicza zasiłek bezgotówkowo.

Termin

wniosek do 12 miesięcy od dnia śmierci

Gdzie

ZUS, KRUS albo bezpośrednio przez zakład pogrzebowy

Koszt

7000 zł do odzyskania

1. 1Zapytaj zakład pogrzebowy, czy rozlicza zasiłek bezgotówkowo, wtedy dopłacasz tylko różnicę.
2. 2Ustal, kto z rodziny występuje o zasiłek, i pilnuj, żeby faktury były wystawione na tę osobę.
3. 3Zbieraj wszystkie rachunki: zakład pogrzebowy, cmentarz, kwiaty, transport, stypa.

Uwaga: Po osobie zmarłej przed 1 stycznia 2026 roku zasiłek pogrzebowy wynosi 4000 zł, także gdy wniosek składa się w 2026 roku.

Źródło: ZUS, Zasiłek pogrzebowy

Przygotujcie się do dnia ceremonii

W dniu pogrzebu nikt nie powinien nieść wszystkiego sam. Rozdzielcie role: kto wita gości, kto pilnuje kwiatów i zniczy, kto zajmuje się osobami starszymi, kto odbiera dokumenty. Przygotujcie ubranie dla zmarłego, zdjęcie na ceremonię i gotówkę na drobne opłaty cmentarne.

1. 1Przekażcie zakładowi pogrzebowemu ubranie i zdjęcie, jeśli było umówione.
2. 2Ustalcie transport dla osób starszych i tych, które nie prowadzą.
3. 3Weźcie gotówkę, część opłat cmentarnych bywa przyjmowana tylko w tej formie.
4. 4Wyznaczcie osobę, która odbiera dokumenty i rachunki, żeby nie zginęły w zamieszaniu.

Zbierz wszystkie rachunki w jednym miejscu

Rachunki są podstawą wniosku o zasiłek pogrzebowy i mogą być potrzebne przy rozliczeniu podatku od spadku. Zbieraj faktury i paragony za: usługę pogrzebową, trumnę lub urnę, miejsce na cmentarzu, kwiaty, klepsydry, transport i stypę. Wszystkie powinny być wystawione na jedną osobę.

1. 1Zbierz oryginały faktur, ZUS wymaga oryginałów albo kopii poświadczonych przez bank lub instytucję.
2. 2Sprawdź, czy dane nabywcy są zgodne z osobą, która wystąpi o zasiłek.
3. 3Zrób zdjęcia lub skany wszystkich dokumentów, zanim je gdziekolwiek złożysz.

Złóż wniosek o urlop okolicznościowy

Pracownik dostaje 2 dni płatnego zwolnienia z powodu zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy oraz 1 dzień po śmierci siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka albo innej osoby na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką. Za te dni pracownik zachowuje wynagrodzenie.

Gdzie

u swojego pracodawcy

1. 1Zgłoś nieobecność przełożonemu tak szybko, jak to możliwe.
2. 2Złóż wniosek o zwolnienie od pracy z powodu zdarzenia losowego.
3. 3Przygotuj kopię aktu zgonu, jeśli pracodawca o nią poprosi.

Źródło: Rozporządzenie w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy, tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632, Państwowa Inspekcja Pracy, urlopy pracownicze

Złóż wniosek o zasiłek pogrzebowy w ZUS

Wniosek o zasiłek pogrzebowy składasz na formularzu Z-12 w ZUS, w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. ZUS wypłaca zasiłek w ciągu 14 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności potrzebnej do przyznania, także w całości albo części na rachunek zakładu pogrzebowego. Członek rodziny dostaje pełne 7000 zł niezależnie od faktycznych kosztów pogrzebu.

Termin

12 miesięcy od dnia śmierci

Gdzie

placówka ZUS albo Platforma Usług Elektronicznych

Koszt

7000 zł do odzyskania, wniosek bezpłatny

1. 1Pobierz formularz Z-12 ze strony ZUS albo wypełnij wniosek elektronicznie.
2. 2Dołącz odpis aktu zgonu, oryginały rachunków i dokument potwierdzający pokrewieństwo.
3. 3Jeśli zakład pogrzebowy rozliczał zasiłek bezgotówkowo, wniosek składa on, a Ty tylko podpisujesz upoważnienie.
4. 4Zachowaj potwierdzenie złożenia wniosku.

Co zabrać: wniosek Z-12, odpis aktu zgonu, oryginały rachunków i faktur za pogrzeb, dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo, zaświadczenie płatnika składek, jeśli osoba pracowała

Źródło: ZUS, Zasiłek pogrzebowy

Złóż wniosek o zasiłek pogrzebowy w KRUS

Jeśli osoba była ubezpieczona w KRUS albo pobierała świadczenie rolnicze, wniosek o zasiłek pogrzebowy składasz w oddziale regionalnym lub placówce terenowej KRUS, na druku KRUS SR-26, a nie w ZUS. Kwota jest taka sama jak w ZUS. Termin na złożenie wniosku to 12 miesięcy od dnia śmierci.

Termin

12 miesięcy od dnia śmierci

Gdzie

oddział regionalny lub placówka terenowa KRUS

1. 1Znajdź placówkę KRUS właściwą dla miejsca zamieszkania zmarłego.
2. 2Pobierz i wypełnij wniosek KRUS SR-26 dostępny na stronie KRUS.
3. 3Dołącz odpis aktu zgonu, rachunki i dokument potwierdzający pokrewieństwo.

Co zabrać: wniosek o zasiłek pogrzebowy KRUS SR-26, odpis aktu zgonu, oryginały rachunków za pogrzeb, dokument potwierdzający pokrewieństwo

Źródło: KRUS, zasiłek pogrzebowy

Sprawdź, czy należy się renta rodzinna

Renta rodzinna przysługuje po osobie, która miała prawo do emerytury lub renty albo spełniała warunki do jej uzyskania. Dziecko ma prawo do renty rodzinnej do ukończenia 16 lat, a jeśli się uczy, do ukończenia 25 lat. Bez względu na wiek, gdy stało się całkowicie niezdolne do pracy w tych okresach. Wdowa lub wdowiec dostaje ją, gdy w chwili śmierci małżonka skończył 50 lat, był niezdolny do pracy albo wychowuje uprawnione dziecko. Wniosek składa się w ZUS lub KRUS.

Gdzie

ZUS albo KRUS

1. 1Sprawdź, czy ktoś z rodziny spełnia warunki wieku, nauki albo opieki nad dzieckiem.
2. 2Złóż wniosek o rentę rodzinną wraz z aktem zgonu i dokumentami potwierdzającymi pokrewieństwo.
3. 3Przy dzieciach uczących się dołącz zaświadczenie ze szkoły lub uczelni i odnawiaj je co roku.

Co zabrać: wniosek o rentę rodzinną, odpis aktu zgonu, akty urodzenia dzieci lub akt małżeństwa, zaświadczenie o nauce dla dzieci powyżej 16 lat

Uwaga: Rentę rodzinną wypłaca się od dnia śmierci, jeśli wniosek wpłynie w miesiącu śmierci albo w następnym miesiącu. Przy późniejszym wniosku od miesiąca, w którym go złożono.

Źródło: ZUS, Renta rodzinna, Ustawa o emeryturach i rentach z FUS, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1749

Odbierz niezrealizowane świadczenia

Świadczenia należne osobie zmarłej do dnia śmierci, także z wniosku, którego ZUS nie zdążył rozpatrzyć, wypłaca się rodzinie na wniosek złożony w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. W ZUS składa się wniosek ENS, w KRUS zapytaj w placówce. Uwaga w drugą stronę: świadczenie wpłacone na konto po śmierci trzeba zwrócić, a bank zwykle robi to automatycznie.

Termin

12 miesięcy od dnia śmierci

Gdzie

ZUS albo KRUS

1. 1Sprawdź, czy świadczenie za ostatni miesiąc zostało wypłacone i czy zmarły nie czekał na decyzję w jakiejś sprawie.
2. 2Złóż wniosek o wypłatę niezrealizowanych świadczeń wraz z aktem zgonu.
3. 3Nie wypłacaj środków, które wpłynęły po dacie śmierci, one podlegają zwrotowi.

Źródło: ZUS, niezrealizowane świadczenia, Ustawa o emeryturach i rentach z FUS, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1749

Rozlicz sprawy z pracodawcą zmarłego

Odprawa pośmiertna od pracodawcy wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat, trzymiesięczne przy co najmniej 10 latach i sześciomiesięczne przy co najmniej 15 latach u danego pracodawcy. Poza tym trzeba rozliczyć niewypłacone wynagrodzenie i ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Gdzie

dział kadr u pracodawcy

1. 1Powiadom pracodawcę o śmierci i przekaż kopię aktu zgonu.
2. 2Zapytaj o odprawę pośmiertną, niewypłacone wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop.
3. 3Sprawdź, czy pracownik był objęty grupowym ubezpieczeniem na życie przez zakład pracy.
4. 4Ustal, kto rozliczy PIT za zmarłego za bieżący rok.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, dokumenty potwierdzające pokrewieństwo

Uwaga: Gdy uprawniona jest tylko jedna osoba, dostaje połowę tej kwoty. Odprawa nie przysługuje albo jest pomniejszona, jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie i odszkodowanie jest co najmniej takie jak odprawa. Przy niższym pracodawca dopłaca różnicę.

Źródło: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277, Państwowa Inspekcja Pracy, obowiązki pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika

Zgłoś zgon w bankach

Po zgłoszeniu śmierci bank blokuje konto, a pełnomocnictwa do rachunku co do zasady wygasają z chwilą śmierci. Jeśli zmarły złożył dyspozycję wkładem na wypadek śmierci, wskazane osoby dostają pieniądze poza spadkiem. Nie wiesz, gdzie były konta? Złóż wniosek do Centralnej informacji o rachunkach w dowolnym banku.

Gdzie

oddział banku

1. 1Zgłoś zgon w każdym banku, w którym osoba miała rachunek, kredyt lub kartę.
2. 2Zapytaj, czy była złożona dyspozycja wkładem na wypadek śmierci i kto jest wskazany.
3. 3Jeśli nie znasz wszystkich rachunków, złóż w banku wniosek do Centralnej informacji o rachunkach.
4. 4Sprawdź kredyty i karty, część umów kredytowych ma ubezpieczenie na wypadek śmierci.
5. 5Nie korzystaj z karty ani z dostępu do konta zmarłego, nawet jeśli znasz hasła.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, Twój dowód osobisty, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przy wypłacie środków ze spadku

Uwaga: Pełnomocnictwo do rachunku co do zasady wygasa ze śmiercią posiadacza. Wyjątek jest możliwy tylko wtedy, gdy pełnomocnictwo inaczej to zastrzega z przyczyn uzasadnionych stosunkiem, na którym się opiera. Nie wypłacaj pieniędzy z konta zmarłego jako były pełnomocnik, także na pogrzeb. Koszty pogrzebu bank zwraca osobno, na podstawie rachunków.

Sprawdź procedurę w swoim banku

Źródło: Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, Prawo bankowe, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 38, Rzecznik Finansowy, finanse po śmierci członka rodziny (archiwum pytań i odpowiedzi)

Zgłoś roszczenie z ubezpieczeń

Sprawdź polisy na życie: indywidualne, grupowe przez pracodawcę, dodatki do kont bankowych i kredytów. Świadczenie z polisy na życie trafia do osób uposażonych i nie wchodzi do spadku, więc nie czekaj na postępowanie spadkowe. Zgłoszenie robi się zwykle przez internet albo telefonicznie.

1. 1Przejrzyj dokumenty i wyciągi bankowe pod kątem składek ubezpieczeniowych.
2. 2Zapytaj pracodawcę o ubezpieczenie grupowe.
3. 3Zgłoś roszczenie u każdego ubezpieczyciela, dołączając akt zgonu i kartę zgonu, jeśli jej wymagają.
4. 4Zapytaj o ubezpieczenia dołączone do kredytów i kart kredytowych.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, polisa lub numer umowy, dokumentacja medyczna, jeśli ubezpieczyciel o nią poprosi

Sprawdź procedurę u swojego ubezpieczyciela

Odbierz środki z OFE i subkonta w ZUS

Po zmarłym zostają zwykle środki w otwartym funduszu emerytalnym i na subkoncie w ZUS. Połowa trafia do współmałżonka, o ile była wspólność majątkowa, a reszta do osób uposażonych wskazanych w umowie, a gdy ich nie ma, do spadkobierców. To pieniądze, o które trzeba wystąpić samodzielnie.

Gdzie

otwarty fundusz emerytalny i ZUS

1. 1Ustal, w którym funduszu emerytalnym zmarły miał rachunek.
2. 2Złóż wniosek do funduszu o wypłatę środków, dołączając akt zgonu i akt małżeństwa.
3. 3Osobno złóż wniosek w ZUS o środki z subkonta.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, akt małżeństwa przy wypłacie dla współmałżonka, dokument tożsamości osoby uposażonej

Przepisz lub wypowiedz umowy i abonamenty

Umowy na prąd, gaz, wodę, wywóz śmieci, internet, telefon i telewizję trzeba przepisać na inną osobę albo wypowiedzieć. Dopóki tego nie zrobisz, naliczają się opłaty. Przy odpadach komunalnych zwykle trzeba złożyć nową deklarację w gminie, bo zmienia się liczba osób w gospodarstwie domowym.

1. 1Wypisz wszystkie regularne płatności z wyciągu bankowego z ostatnich trzech miesięcy.
2. 2Przy każdej zdecyduj: przepisać na kogoś czy zamknąć.
3. 3Zgłoś zmianę u dostawców mediów, zwykle wystarczy akt zgonu i wniosek.
4. 4Złóż nową deklarację o odpadach komunalnych w gminie lub spółdzielni.
5. 5Odwołaj zlecenia stałe i polecenia zapłaty w banku.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, ostatnie faktury i numery umów, dokument potwierdzający tytuł prawny do mieszkania

Sprawdź procedurę u operatora i dostawcy prądu

Uporządkuj sprawy mieszkania

Jeśli zmarły wynajmował mieszkanie, osoby, które z nim stale mieszkały, mogą wstąpić w stosunek najmu. Przy mieszkaniu spółdzielczym albo własnościowym sprawa idzie przez postępowanie spadkowe. W obu przypadkach powiadom zarządcę lub spółdzielnię i ustal, kto od teraz opłaca czynsz.

1. 1Powiadom spółdzielnię, wspólnotę albo wynajmującego o śmierci.
2. 2Ustalcie, kto od teraz płaci czynsz i opłaty, żeby nie narosło zadłużenie.
3. 3Przy najmie sprawdź, kto stale mieszkał z osobą zmarłą, bo to decyduje o wstąpieniu w najem.
4. 4Nie wywoź i nie sprzedawaj rzeczy, dopóki nie jest jasne, kto dziedziczy.

Zajmij się samochodem i ubezpieczeniem OC

Polisa OC po śmierci właściciela przechodzi na spadkobierców, ale nie odnawia się automatycznie na kolejny okres. Jeżeli wygaśnie, a pojazd nie jest wyrejestrowany, grozi kara z Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego. Przerejestrowanie na spadkobiercę wymaga dokumentu potwierdzającego dziedziczenie.

1. 1Sprawdź datę końca polisy OC i zapisz ją w kalendarzu.
2. 2Powiadom ubezpieczyciela o śmierci właściciela.
3. 3Po zakończeniu sprawy spadkowej przerejestruj pojazd w wydziale komunikacji.
4. 4Jeśli pojazd nie będzie używany, rozważ jego wyrejestrowanie albo sprzedaż po nabyciu spadku.

Co zabrać: dowód rejestracyjny i polisa OC, odpis aktu zgonu, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia

Zamknij lub zabezpiecz konta cyfrowe

Konta Google, Apple, Facebooka i skrzynki pocztowe mają własne procedury na wypadek śmierci użytkownika. Facebook pozwala przekształcić profil w konto pamięci albo go usunąć, Google i Apple mają formularze dla rodziny. Każda z tych procedur wymaga aktu zgonu i potwierdzenia pokrewieństwa.

1. 1Wypisz, z jakich serwisów osoba korzystała: poczta, media społecznościowe, sklepy, subskrypcje.
2. 2Zgłoś konto pamięci albo usunięcie profilu w serwisach społecznościowych.
3. 3Anuluj płatne subskrypcje, żeby nie obciążały karty.
4. 4Zabezpiecz zdjęcia i dokumenty, które rodzina chce zachować, zanim konto zostanie zamknięte.

Uwaga: Nie loguj się na konta zmarłego przy użyciu jego haseł, nawet w dobrej wierze. Korzystaj z oficjalnych procedur, inaczej ryzykujesz zablokowanie dostępu do danych na stałe.

Sprawdź, czy jest testament

Zacznijcie od ustalenia, czy zmarły zostawił testament. Poszukajcie dokumentu w domu, w dokumentach bankowych i u notariusza. Testament notarialny można odnaleźć przez Notarialny Rejestr Testamentów, jeśli został tam zarejestrowany. To, czy testament istnieje, zmienia cały dalszy przebieg sprawy.

1. 1Przejrzyjcie dokumenty domowe, skrytki i teczki z papierami urzędowymi.
2. 2Zapytajcie u notariusza, u którego zmarły załatwiał wcześniej sprawy.
3. 3Poproście notariusza o sprawdzenie Notarialnego Rejestru Testamentów.
4. 4Jeśli testament się znajdzie, nie otwierajcie sporu w rodzinie na własną rękę, zanieście go do notariusza albo do sądu.

Zdecyduj, czy przyjąć czy odrzucić spadek

Oświadczenie o przyjęciu albo odrzuceniu spadku składa się w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swojego powołania, a nie od dnia śmierci. Brak oświadczenia w terminie oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza, czyli z odpowiedzialnością za długi do wartości tego, co się odziedziczyło. Terminu nie przywraca się. Kto nie złożył oświadczenia pod wpływem błędu albo groźby, może się bronić tylko przed sądem (art. 1019 § 2 KC), to sprawa dla prawnika.

Termin

6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się, że dziedziczysz

Gdzie

u notariusza albo w sądzie rejonowym

Koszt

u notariusza najwyżej 50 zł netto, w sądzie 100 zł od wniosku

1. 1Ustal, czy w spadku mogą być długi: kredyty, pożyczki, zaległości wobec urzędów.
2. 2Jeżeli sytuacja jest niejasna, rozważ przyjęcie z dobrodziejstwem inwentarza zamiast prostego przyjęcia.
3. 3Oświadczenie złóż u notariusza albo w sądzie rejonowym właściwym dla miejsca zamieszkania.
4. 4Jeśli termin się kończy, wystarczy złożyć w sądzie wniosek o odebranie oświadczenia, to zachowuje termin.

Uwaga: Odrzucenie spadku przez rodzica sprawia, że dziedziczą jego dzieci, także małoletnie. Wtedy potrzebna bywa zgoda sądu opiekuńczego, a na czas tego postępowania termin dziecka jest zawieszony. Zanim odrzucisz spadek, ustal z notariuszem, kto wchodzi na Twoje miejsce.

Źródło: Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, Ministerstwo Sprawiedliwości, karta usługi 33/K/UU/SR: przyjęcie lub odrzucenie spadku

Potwierdź, kto dziedziczy

Są dwie drogi. U notariusza sporządzacie akt poświadczenia dziedziczenia, co trwa jedno spotkanie, ale wymaga zgody i obecności wszystkich spadkobierców. W sądzie składacie wniosek o stwierdzenie nabycia spadku, co trwa dłużej, ale działa także wtedy, gdy w rodzinie jest spór albo ktoś nie chce współpracować.

Gdzie

kancelaria notarialna albo sąd rejonowy właściwy dla ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego

1. 1Ustalcie, czy wszyscy spadkobiercy się zgadzają i mogą stawić się razem u notariusza.
2. 2Przy zgodzie umówcie akt poświadczenia dziedziczenia, to najszybsza droga.
3. 3Przy sporze albo nieobecności kogoś złóżcie wniosek o stwierdzenie nabycia spadku w sądzie.
4. 4Odbierzcie dokument i zróbcie kilka kopii, będzie potrzebny w bankach, urzędach i księgach wieczystych.

Co zabrać: odpis aktu zgonu, akty urodzenia i małżeństwa spadkobierców, testament, jeśli jest, numer PESEL zmarłego

Uwaga: Opłata sądowa od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku wynosi 100 zł. Taksę notariusza za akt poświadczenia dziedziczenia ustala kancelaria w granicach stawek maksymalnych, zapytaj o nią przed wizytą.

Źródło: Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1228

Zgłoś spadek do urzędu skarbowego

Ze zwolnienia po zgłoszeniu SD-Z2 korzystają małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha. Zięć, synowa i teściowie nie. Warunkiem jest zgłoszenie nabycia na formularzu SD-Z2. Zgłoszenie SD-Z2 składa się w ciągu 6 miesięcy od uprawomocnienia postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydania europejskiego poświadczenia spadkowego, a nie od daty śmierci.

Termin

6 miesięcy od uprawomocnienia postanowienia sądu albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia

Gdzie

urząd skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania spadkobiercy

Koszt

zgłoszenie bezpłatne, po terminie podatek według skali

1. 1Zapisz w kalendarzu datę, od której liczy się 6 miesięcy, to nie jest data śmierci.
2. 2Wypełnij formularz SD-Z2, osobno dla każdego spadkobiercy.
3. 3Złóż go w urzędzie skarbowym osobiście, listem poleconym albo elektronicznie.
4. 4Zachowaj potwierdzenie złożenia, to jedyny dowód na dochowanie terminu.

Uwaga: Od 7 stycznia 2026 roku urząd skarbowy przywraca termin na SD-Z2 na wniosek, jeśli uchybienie nastąpiło bez winy. Wniosek składa się w ciągu 7 dni od ustania przyczyny, razem ze zgłoszeniem. Nie da się przywrócić terminu, który upłynął przed 7 stycznia 2026. Mimo tej furtki traktuj termin jako nieprzekraczalny.

Źródło: Ustawa o podatku od spadków i darowizn, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 478, podatki.gov.pl, poradnik: nabycie spadku w najbliższej rodzinie, zwolnienie od podatku, gov.pl, zgłoś otrzymanie majątku ze spadku (formularz SD-Z2)

Ujawnij spadkobierców w księdze wieczystej

Jeśli w spadku jest nieruchomość, nowych właścicieli trzeba wpisać do księgi wieczystej. Wniosek składa się w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego, dołączając dokument potwierdzający dziedziczenie. Bez wpisu nie sprzedasz ani nie obciążysz nieruchomości, a stan prawny pozostaje niejasny dla kolejnych pokoleń.

Gdzie

wydział ksiąg wieczystych sądu rejonowego

1. 1Sprawdź numer księgi wieczystej nieruchomości.
2. 2Złóż wniosek o wpis wraz z postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktem poświadczenia dziedziczenia.
3. 3Jeśli spadkobierców jest kilku, rozważcie wcześniej dział spadku, żeby uniknąć współwłasności.

Sprawdź, czy w spadku są długi

Do spadku wchodzą także zobowiązania: kredyty, pożyczki, zaległe podatki, niezapłacone rachunki. Przy przyjęciu z dobrodziejstwem inwentarza odpowiadasz za nie tylko do wartości odziedziczonego majątku. Warto to sprawdzić, zanim upłynie termin na odrzucenie spadku, a nie po nim.

1. 1Przejrzyj korespondencję i wyciągi bankowe pod kątem rat i wezwań do zapłaty.
2. 2Zapytaj w bankach o kredyty i pożyczki zmarłego.
3. 3Rozważ sporządzenie wykazu inwentarza, żeby ograniczyć odpowiedzialność.
4. 4Przy większych długach porozmawiaj z prawnikiem, zanim złożysz jakiekolwiek oświadczenie.

Źródło: Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, Rzecznik Finansowy, poradnik spadkowy: jak uporządkować sprawy finansowe na wypadek śmierci (2024)